DEFINISI MARCHING BAND

DEFINISI MARCHING BAND Marching band adalah istilah dalam bahasa Inggris yang mengacu kepada sekelompok barisan orang yang memainkan satu atau beberapa lagu dengan menggunakan sejumlah kombinasi alat musik (tiup, perkusi, dan sejumlah instrumen pit) secara bersama-sama. Penampilan marching band merupakan kombinasi dari permainan musik (tiup, dan perkusi) serta aksi baris-berbaris dari pemainnya. Umumnya penampilan marching band dipimpin oleh satu atau dua orang komandan lapangan dan dilakukan baik di lapangan terbuka maupun lapangan tertutup dalam barisan yang membentuk formasi dengan pola yang senantiasa berubah-ubah sesuai dengan alur koreografi atas lagu yang dimainkan, dan diiringi pula dengan aksi tari yang dilakukan oleh sejumlah pemain bendera. Marching band umumnya dikategorikan menurut fungsi, jumlah anggota, komposisi dan jenis peralatan yang digunakan, serta gaya/corak penampilannya. Pada awalnya marching band dikenal sebagai nama lain dari drum band. Penampilan marching band pada mulanya adalah sebagai pengiring parade atas perayaan ataupun festival yang dilakukan di lapangan terbuka dalam bentuk barisan dengan pola yang tetap dan kaku, serta memainkan lagu-lagu mars. Dinamika keseimbangan penampilan diperoleh melalui atraksi individual yang dilakukan oleh mayoret, ataupun beberapa personil pemain instrumen. Namun saat ini permainan musik marching band dapat dilakukan baik di lapangan terbuka ataupun tertutup sebagai sebagai pengisi acara dalam suatu perayaan, ataupun kejuaraan. Komposisi musik yang dimainkan marching band umumnya bersifat lebih harmonis dan tidak semata-mata memainkan lagu dalam bentuk mars, ragam peralatan yang digunakan lebih kompleks, formasi barisan yang lebih dinamis, dan corak penampilannya membuat marching band merupakan kategori yang terpisah dan berbeda dengan drum band yang umumnya memiliki komposisi penggunaan instrumen perkusi yang lebih banyak dari instrumen musik tiup. Tipikal bentuk dan penampilan drum band yang paling dikenal adalah drum band yang dimiliki oleh institusi kemiliteran ataupun kepolisian. Adaptasi lebih lanjut dari penampilan marching band di atas panggung adalah dalam bentuk brass band.

Keamanan dan kontrol sistem informasi

Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi Keamanan Sistem Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Tujuan-tujuan Keamanan ; dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama , yaitu : 1. Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak. 2. Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya. 3. Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya. Pengendalian Akses ; dicapai melalui suatu proses 3 langkah, yang mencakup : 1. Indentifikasi User. 2. Pembuktian Keaslian User. 3. Otorisasi User. Strategi Pengulangan Biaya Manajemen Informasi Strategi yang paling banyak dimanfaatkan adalah : 1. Strategi Konsolidasi, dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah. Alasannya adalah sejumlah kecil pemusatan sumber daya yang besar dapat beroperasi lebih efisien dari pada banyak pemusatan sumber daya yang kecil. 2. Downsizing, adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini. Dalam beberapa kasus, platform yang lebih kecil tetap berada dalam IS, dan dalam kasus lain ditempatkan di area pemakai. Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya ini disebut Smartsizing. Keuntungan downsizing : sistem yang user friendly. 3. Outsourcing, ukuran pemotongan biaya yang dapat berdampak lebih besar bagi IS dari pada downsizing adalah outsourcing. Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan. Jasa-jasa yang ditawarkan Outsourcers mencakup : Entry data dan pengolahan sederhana. • Kontrak pemrograman. • • Manajemen fasilitas, operasi lengkap dari suatu pusat komputer. • • Integrasi sistem, adalah kinerja semua tugas-tugas siklus hidup pengembangan sistem. • • Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanana atau pemulihan dari bencana. Pentingnya pengendalian Sistem Informasi Untuk berfungsi secara efektif dan efisien, sebuah business harus mempunyai sistem informasi manajemen yang valid, akurat, lengkap, tepat waktu dan tepat guna. Dengan demikian manajemen, aktor yang menjadi pemegang peranan penting dari keberhasilan sesuatu perusahaan, dapat mengambil keputusan yang optimal berdasarkan informasi yang dapat diandalkan. Sesuai dengan laju perkembangan teknologi informasi, sistem informasi manajemen masa kini pada umumnya telah didukung oleh komputer di dalam suatu kegiatan usaha adalah sangat tergantung pada situasi dan kondisi dari masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang tidak bisa berfungsi sama sekali kalau komputernya macet, karena memekai sistem informasi manajemen yang sangat bergantung pada komputer (computer dominant firm); dan ada pula perusahaan yang tetap bisa beroperasi seperti biasa, meskipun komputernya musnah terkena bencana, sebab sistem informasi manajemennya memang kurang bergantung pada peran komputer (computer minor firm). Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari : Kontrol proses pengembangan Model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi Pengertian : Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan kepada para pemakai diseluruh perusahaan. Subsistem Input : 1. Sistem Informasi Akuntansi ; mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya. 2. Subsistem Riset Sumber Daya Informasi ; menjelaskan kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset didalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan user dan kepuasan user. 3. Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi ; menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dan elemen-elemen di lingkungan perusahaan khususnya elemen-elemen yang berinteraksi dengan jasa informasi. Elemen-elemen ini meliputi : • • Pemerintah. • • Pemasok. • • Serikat Pekerja. • • Masyarakat Global. • • Pelanggan. • • Pesaing. • • Masyarakat Keuangan. • • Pemegang Saham. Subsistem Output : 1. Subsistem Perangkat Keras ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras. Perangkat Lunak yang digunakan dalam subsistem ini dapat berupa query language, pembuatan laporan dan model matematika. 2. Subsistem Perangkat Lunak ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat lunak. Output informasi terutama berbentuk jawaban atas database query dan laporan periodik. 3. Subsistem Sumber Daya Manusia ; menyediakan informasi tentang para spesialis informasi perusahaan. 4. Subsistem Data dan Informasi ; menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di database pusat. 5. Subsistem Sumber Daya Terintegrasi ; menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya hardware, software, SDM serta data dan informasi. Mencapai Kualitas Manajemen Jasa Informasi Konsep TQM (Total Quality Management) sering diasosiasikan dengen proses manufaktur. Namun dasar yang sama dapat diterapkan pada produk dan jasa apapun termasuk yang ditawarkan oleh IS. Kontrol desain sistem KOntrol pengoperasian sistem Kontrol pengoperasian system didasarkan pada struktur organisasional dari departemen operasi, aktivitas dari unit yang ada dalam departemen tersebut. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi lima area : Struktur organisasional Kontrol perpustakaan Pemeliharaan eralatan Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas Perencanaan disaster, meliputi area : Rencana keadaan darurat (emergency plan) Rencana back-up Rencana record penting (vital record plan) Rencana recovery (recovery plan) sumber : http://hornets999.wordpress.com/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi/

Manajemen sumber informasi

Manajemen sumber informasi Manajemen sumber informasi Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing membeli paket software yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak dari perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber informasi dan pengelolaanya. Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi. IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Tipe-tipe dari sumber informasi : Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware. Informasi sebagai sumber strategis • Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya. • Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan : - Informasi yang menerangkan kebutuhan produk - Informasi yang menerangkan penggunaan produk - Informasi yang menerangkan kepuasan produk Keuntungan kompetitif dicapai apabila : • Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen • Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya • Pentingnya efisiensi operasi internal IOS (Interorganizational Information System) • IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan • IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif. CIO (Chief Information Officer) • Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif. • Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM • Tugas CIO : - Mempelajari bisnis & teknologinya - Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen - Fokus memperbaiki proses bisnis dasar - Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis - Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya. SPIR ( Strategic Planning for Information Resources) • Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang. • Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. • Perencanaan yang digunakan Top Down : Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan. • Pendekatan-pendekatan Top Down : 1. BSP IBM (Business System Planning) § Pendekatan studi total § Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi,kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi. 2. CSF (Critical Success Factor) • Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan 3. Transformasi susunan strategis • Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem. • Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah : -Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif. -Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional. -Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO -Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi. -Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi -Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer. Sumber: http://yudianto01.wordpress.com http://ipoen.blogspot.com

siklus-siklus system akuntansi pada perusahaan.

siklus-siklus system akuntansi pada perusahaan. siklus-siklus system akuntansi pada perusahaan. Dibawah ini contoh SIKLUS AKUNTANSI pada PT. Jasapura Angkasa Boga.

siklus akuntansi Langkah pertama dalam siklus akuntansi adalah analisis transaksi dan kejadian-kejadian tertentu lainnya. Dalam fase ini setiap kejadiankejadian keuangan di dalam perusahaan diidentifikasi dan dicatat sesuai dengan kriteria dan standar yang ditentukan. Suatu transaksi serta kejadian tertentu pada awalnya tidak dicatat dalam buku besar karena satu transaksi akan mempengaruhi dua akun atau lebih, di mana masing-masing akun ini terdapat dalam halaman berbeda dalam buku besar. Untuk mengatasi masalah ini dan mencatat setiap transaksi serta kejadian secara lengkap pada satu tempat, digunakan pencatatan pada jurnal yang merupakan fase berikutnya. Bentuk jurnal yang paling sederhana adalah daftar transaksi atau kejadian kronologis yang diekspresikan dalam istilah debet dan kredit pada akun-akun tertentu yang disebut Jurnal Umum. Dalam beberapa kasus, perusahaan menggunakan Jurnal Khusus (Special Journal) selain Jurnal Umum. Jurnal Khusus mengikhtisarkan transaksi-transaksi yang memiliki karakteristik serupa misalnya Penerimaan Kas, Penjualan, Pembelian, Pengeluaran Kas sehingga menghemat waktu yang diperlukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas pembukuan. Fase selanjutnya adalah Pemindahbukuan (Posting). Dalam fase ini item-item yang dimasukkan dalam Jurnal Umum harus ditransfer ke Buku Besar Umum. Fase ini merupakan bagian dari proses pengikhtisaran dan pengklasifikasian. Proses pemindahbukuan setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal akan dituangkan ke buku besar sesuai dengan akun dan pos transaksinya secara berurutan. Neraca Saldo adalah daftar akun beserta saldonya pada suatu waktu tertentu. Umumnya Neraca Saldo dibuat pada akhir periode akuntansi. Tujuan utama dari Neraca Saldo adalah untuk membuktikan kesamaan matematis dari debet dan kredit setelah posting dilakukan. Neraca Saldo juga berguna untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan dalam pembuatan ayat jurnal dan posting di samping bermanfaat untuk menyusun laporan keuangan. Agar pendapatan dicatat pada periode di mana pendapatan dihasilkan, dan agar beban dicatat pada periode terjadinya, maka Ayat Jurnal Penyesuaian(adjusting entries) harus dibuat pada akhir periode akuntansi. Yaitu, penyesuaian diperlukan untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip pengakuan pendapatan dan penandingan tidak dilanggar. Setelah semua Ayat Jurnal Penyesuaian dibuat dan diposting, Neraca Saldo berikutnya lalu dibuat dari akun-akun Buku Besar. Neraca Saldo ini dinamakan dengan Neraca Saldo Yang Telah Disesuaikan (Adjusted Trial Balance). Neraca Saldo ini memperlihatkan saldo dari semua akun, termasuk akun-akun yang telah disesuaikan, pada akhir periode akuntansi. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan pengaruh dari semua kejadian keuangan yang telah terjadi selama periode akuntansi. Proses berikutnya adalah pembuatan Laporan keuangan. Adapun Laporan keuangan yang umumnya dibuat oleh suatu perusahaan yaitu Laporan Laba Rugi (Income Statemen) dan Neraca (Balance Sheet). Pada Laporan Laba Rugi akan diperlihatkan untung / rugi dari operasional perusahaan, sedangkan Neraca akan melaporkan aktiva, kewajiban, serta ekuitas perusahaan. Prosedur yang umumnya diikuti untuk mengurangi saldo akun nominal menjadi nol dalam rangka menyiapkan akun-akun tersebut untuk periode berikutnya dikenal sebagai Proses Penutupan (Closing Proccess). Dalam Proses Penutupan, semua saldo akun pendapatan dan beban (pos-pos Laporan Laba Rugi) ditransfer ke akun kliring atau akun temporer yang disebut Ikhtisar Laba Rugi, yang hanya digunakan pada akhir setiap periode akuntansi. Neraca saldo yang ketiga juga bisa dibuat setelah Ayat Jurnal Penutup dipindahkan ke Buku Besar. Neraca Saldo setelah penutupan, yang umumnya disebut Neraca Saldo Pasca Penutupan memperlihatkan bahwa jumlah debet dan kredit yang sama telah diposting ke akun Ikhtisar Laba-Rugi. Setelah laporan keuangan selesai dibuat dan pembukuan ditutup, hal ini biasanya bermanfaat untuk membalik sebagian Ayat Jurnal Penyesuaian sebelum mencatat transaksi reguler pada periode berikutnya. Ayat jurnal semacam ini biasanya disebut sebagai Ayat Jurnal Pembalik (Reversing Entries). Ayat Jurnal Pembalik dibuat pada awal periode akuntansi berikutnya dan merupakan kebalikan dari yat Jurnal Penyesuaian terkait yang telah dibuat pada periode sebelumnya (Hopwood, 2000). sumber : http://rizkynote.wordpress.com/2010/09/28/rancang-bangun-sia-pada-perusahaan-layanan-jasaboga-pt-jasapura-angkasa-boga/

ARTIKEL TENTANG MARCHING BAND

Informasi Tentang Marching Band Marching band adalah istilah dalam bahasa Inggris yang mengacu kepada sekelompok barisan orang yang memainkan satu atau beberapa lagu dengan menggunakan sejumlah kombinasi alat musik (tiup, perkusi, dan sejumlah instrumen pit seperti Alat Band & Alat Drum) secara bersama-sama. Penampilan Marching Band merupakan kombinasi dari permainan musik (tiup, Alat Band, Alat Drum dan perkusi) serta aksi baris-berbaris dari pemainnya. Umumnya penampilan marching band dipimpin oleh satu atau dua orang komandan lapangan dan dilakukan baik di lapangan terbuka maupun lapangan tertutup dalam barisan yang membentuk formasi dengan pola yang senantiasa berubah-ubah sesuai dengan alur koreografi atas lagu yang dimainkan, dan diiringi pula dengan aksi tari yang dilakukan oleh sejumlah pemain bendera. Marching band umumnya dikategorikan menurut fungsi, jumlah anggota, komposisi dan jenis peralatan yang digunakan, serta gaya/corak penampilannya. Pada awalnya marching band dikenal sebagai nama lain dari Drum Band. Penampilan marching band dan Alat Drum Bandnya pada mulanya adalah sebagai pengiring parade atas perayaan ataupun festival yang dilakukan di lapangan terbuka dalam bentuk barisan dengan pola yang tetap dan kaku, serta memainkan lagu-lagu mars. Dinamika keseimbangan penampilan diperoleh melalui atraksi individual yang dilakukan oleh mayoret, ataupun beberapa personil pemain instrumen atau Alat Drum Band. Namun saat ini permainan musik Drum Band atau marching band dapat dilakukan baik di lapangan terbuka ataupun tertutup sebagai sebagai pengisi acara dalam suatu perayaan, ataupun kejuaraan. Komposisi musik dari Alat Marching Band yang dimainkan marching band umumnya bersifat lebih harmonis dan tidak semata-mata memainkan lagu dalam bentuk mars, ragam peralatan yang digunakan lebih kompleks, formasi barisan yang lebih dinamis, dan corak penampilannya membuat Marching Band merupakan kategori yang terpisah dan berbeda dengan drum band yang umumnya memiliki komposisi penggunaan instrumen perkusi atau Alat Marching Band yang lebih banyak dari instrumen musik tiup untuk Alat Marching. Tipikal bentuk dan penampilan drum band yang paling dikenal adalah drum band yang dimiliki oleh institusi kemiliteran ataupun kepolisian. Adaptasi lebih lanjut dari penampilan marching band di atas panggung adalah dalam bentuk brass band. Temukan Informasi Marching Band | Drum Band | Marching Drum Band | Alat Drum Band | Alat Marching Band | Alat Band | Alat Drum | Alat Marching dan Drum Band : Marching Drum Band & Alat Drum Band Yogyakarta Jawa Tengah pada 88db.Com http://id.wikipedia.org/wiki/Marching_band

Organisasi & Metode (Tgs 4)

Record Retention Schedule pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah Suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalan rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihar distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yan perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana da dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperluka lagi. Penggolongan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan kepu-tusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage) . Adapun penggolongan records menurut FX Sudjadi adalah sebagai berikut: 1. Records yang tidak penting (nonessential). 2. Records yang dapat dimanfaatkan (helpful). 3. Records yang penting (important). 4. Records yang sangat pentmg (vital). 1. Records yang tidak penting Records yang tidak penting di sini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu. Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai. Yang biasa termasuk ke dalam records ini antara lain : 1. Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas. 2. Slip-slip surat pendaftaran pegawai. 3. Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, pe-resmian gedung dsb). 4. Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb ). 5. Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya. 2. Records yang tidak dimanfaatkan Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa. Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untu mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut suda dapat dimusnahkan. Sedangkan yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut : a. Surat-surat undangan rapat. b. Dokumen-dokumen yang bersifat periodik c. Surat-surat keterangan ijin dan sakit. d. Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya. 3. Records yang penting Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupur dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yan^ relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun. Records ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka records in harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dai memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinue. Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari atau file kabine yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yanj disimpan terjamin. Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bis£ dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang. Yang tergolong ke dalam records yang penting adalah : a. Dokumen-dokeumen penjualan. b. Laporan-laporan keuangan. c. Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan. d. Wesel-wesel tagih, dan sebagainya. 4. Records yang sangat penting. Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya samapai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya peru­sahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau ins­tansi tersebut. Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records-records tersebut harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara baru kemudian sebelum dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen reords yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen. Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut : a. Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai. b. Surat perjanjian kontrak. c. Surat-surat asuransi. d. Surat-surat keputusan. e. Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan. f. Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya. Sumber ::http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab7_record_record_retention_schedule.pdf

Organisasi & Metode (Tgs 3)

Organisasi & Metode (Tgs 3) FILING Pengertian FILING adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang ber-hubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.Dari pengertian tersebut di atas dapat kita simpulkan, Hal yang paling pokok dalam FILING adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudah ditemukan kembali. Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan ? Pentingnya suatu FILING dilakukan menyangkut: a. Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu-waktu yang akan datang baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kema-juan-kemujuan dan perubahan organisasi. Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu-waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyangki t dengan proses pemgambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingg i kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manajer sangat perlu diperhatikan. FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manejer yang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. Jangan sampai pada saat ingatan tersebut diperlukan dalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan FILING yang dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS. Papers tersebut antara lain: - Surat pembayaran barang. - Surat penerimaan barang. - Surat hutang . - Surat asuransi - Surat penjualan barang. - Surat pengiriman barang. - Surat-surat administrasi kepegawaian. - Sura-surat pembayaran pajak. - Surat perjanjian perdagangan - Surat-surat jaminan. - Laporan- laporan keuangan perusahaan Daftar harga-harga bahan-bahan dasar. dan surat-surat yang lainnya Semua surat-surat yang tersebut di atas di samping yang belum termasuk ke dalan surat-surat di atas sangat penting gunanya bagi perusahaan, karena suarat-surat tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam mengadakan perenca naan masa depan maupun target-target perusahaan yang hendak dicapai sampai dengai masalah dalam pengambilan keputusan. 2. PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE Mengingat pentingnya papers dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers ke dalam file dengan aman sangat diperlukan sehingga papers tersebut dapat dijamin ke-absahannya, kebersihannya maupun keamanannya. Untuk menunjang keamanan penyimpanan papers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya 1. Sistem penyusunan papers menurut abjad. 2. Sistem penyusunan papers menurut subyek. 3. Sistem penyusunan papers menurut nomor. 4. Sistem penyusunan papers menurut daerah. 5. Sistem penyusunan papers menurut waktu. 1. Menurut Abjad (alphabetical). Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya berdasarkan: a. Nama orang, nama pendaftar nama mahasiswa, dan sebagainya. Misalnya : Tanti Edipeni. Sutanto Permadi Intan Pandanarum b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan. Misalnya : - Rotasi jabatan - Pengunduran diri pegawai. - laporan Rugi laba, dan sebagainya. Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers-papers yang ber-sangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama dise-lipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untuk setiap pergantian nama atau topik ditulis ke dalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dalam mencari topik atau nama yang lainnya. 2. Menurut Subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal surat atau subyek pokoknya jadi tidak semata-mata abjadnya saja. Misalnya dalam perusahaan dagang maka urutan penyusunan dapat diatur pertama-tama file barang tahan lama, kemudian barang-barang yang tahan sementara wal tu kemudian file barang yang harus cepat habis jual. Jadi berdasarkan masing-masing subyek tersebut untuk kemudian filingnya menurut abjad sesuai dengan ketentuan. Dengan dimasukkannya papers-papers tersebut ke dalam file akan memudahkan kita untuk dengan cepat menemukan file yang dibutuhkan sesuai dengan urutan subyek yang diperlukannya. Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file-file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian-bagian yang berbeda) dari masing masing file dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan seperti ini biasanya digunakan untuk papers-papers semacam cek, wese . surat-rurat pembelian dan sebagainya. Misalnya untuk bidang keuangan dan administrasi diberi nomor 3 dan bidang ini terbagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya bagian penerimaan. bagian penjualan dan bagia pemberian kredit, maka nomor-nomor serinya dapat disusun sebagai berikut : a. Bagian penerimaan b. Bagian penjualan c. Bagian pemberian kredit Dan selanjutnya. Penomoran tersebut diatas disebut segabai sistem digit, yang sistem ini dimaksudka untuk mempercepat pemrosesan data secara otomatis atau menggunakan komputer. Untu inilah kemudian perkembangan penggunaan komputer untuk data prosesing semaki berkembang. 4. Menurut Daerah Filing cara ini digunakan pada instansi antau perusahaan-perusahaan yang mempu nyai kantor cabang di daerah. Adapun urutan filingnya dapat dinyatakan sebagai berikut - Papers untuk urusan kantor pusat. - Papers untuk urusan kantor cabang yang terletak di daerah propinsi. - Papers untuk urusan kantor yang terletak di daerah tingkat II. dan| seterusnya. Dengan sistem file ini sebaikanya menggunakan sistem tabs atau kertas yang menonjol untuk menjadi sekat dengan bagian yang lain. Perlu diketahui bahwa sistem filing dengan cara ini banyak atau luas di pakai dikalangan milker, perpajakan, asuransi perusahaan dagang, penjualan motor dan sebagainya. Manfaat penggunaan sistem file ini dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing- masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja. penghasilan, biaya ataupun perseorangan yang dibu-tuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan. 5. Menurut urutan waktu Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa sistem ini sangat ditunjang keberhasilaannya dengan memakai sistem tabs. Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagihan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespodensi dan sebagainya. Manfaat sistem ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, berapa jumiahnya dan berapa denda atau biaya yang akan ditanggung dalam jangka waktu pendek. kapan saat mendesaknya dan sebagainya. 3. PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu-waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi. Kalau dulu semua surat yang dianggap penting akan disimpan dalam suatu tempat tertentu maka dengan perkembangan perusahaan tempat yang dibutuhkan untuk penyim¬panan data semakin besar. Oleh karena itu dicari cara yang lebih efisien dalam menyim-pan data yang penting bagi perusahaan. Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyim¬panan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik komputer di mana dengan perkembangan teknologi komputer maka sekarang dapat digunakannya masin-mesin Electronic Data Processing, pita-pita suara, laser disc, compact disc dsb. Dengan mengikuti perkembangan komputer maka dapat diikuti kemudahan-kemudahan yang bisa dilakukan dalam penyimpanan data maupun dalam penemuan data kembali. Hanya saja semua papers dalam suatu filing tidaklah harus disimpan selamanya atau harus disimpan semuanya. Ada batas-batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau per-lukan surat-surat tertentu kita masukkan ke dalam suatu file. Untuk kebijaksanan tersebut yaitu masalah bagaimana penerapan suatu sisten filing benar-benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papers dapat kita pelajari dalam ke-bijaksanaan di bidang Records Retention Schedule. sumber:: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab6_filing.pdf